Como fazer um bom planejamento para o seu evento

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Eventos podem ser definidos como qualquer acontecimento que desperte um interesse especial, como espetáculos, exposições, seminários, congressos, competição etc,. Que são capazes de atrair um fluxo de pessoas, e de mobilizar meios de comunicação. E seja qual for o tamanho da sua empresa, cedo ou tarde você precisará produzir um evento, mesmo sendo trabalhoso e um pouco difícil., não é desculpa para ser mal planejado.
Se for bem organizada, esta estratégia de marketing pode trazer benefícios como reconhecimento positivo da marca e melhor relacionamento com o público; se não, poderá gerar uma antipatia e você precisará de muito suor e tempo para mudar a situação.

O planejamento estratégico é um dos passos fundamenteis para a produção de um evento, você precisa, antes de tudo, definir sua estratégia e tudo que se pretende com o evento, como qual seu objetivo, qual seu nicho, qual a sua verba, qual público deseja alcançar, etc. Resuma todas as informações que conseguir, identifique os pontos mais importantes e com tudo isso faça um Briefing! No Briefing você poderá repassar todas as informações que não podem faltar para o seu evento.

Deixe tudo bem claro e direto, separando dados importantes como:

  • Objetivos gerais e específicos
  • Tema central do evento
  • Tempo de antecipação para realização
  • Duração do evento
  • Quantidade de convidados
  • Recursos que serão usados
  • Espaço onde irá decorrer
  • Comercialização e divulgação do evento

São muitos os fatores exigidos para se realizar um bom evento, mas se posicionar de forma clara vai impedir prejuízos e ineficiência da ação!

Após definir no briefing tudo que será preciso para que seu evento saia do papel, está na hora de começar a planejar e botar a mão na massa. Não perca tempo nenhum, começar com antecedência pode lhe economizar dores de cabeça, atrasos, dinheiro e situações desconfortáveis! Agindo com antecedência você pode estabelecer as prioridades dos serviços, respeitar os prazos existentes, descobrir coisas novas que serão necessárias e solucionar problemas que surgirem!

Algumas das tarefas para se realizar durante o planejamento são:

  • Realizar cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados
  • Calcular todos os custos do evento
  • Escolher com calma os parceiros e fornecedores
  • Reservar e contratar serviços com antecedência
  • Definir o conteúdo programático do seu evento, interlocutores e participantes
  • Pensar na divulgação

Escolha sempre o melhor! Porém, lembre-se de antes de contratar qualquer serviço, verificar se a empresa é responsável e se possui credibilidade no mercado; não fique apenas preocupado com o tempo de experiência, vá atrás de clientes que já foram atendidos e converse com eles, descubra todos os pontos negativos e positivos da empresa, para que assim você possa fazer uma escolha inteligente! Além de escolher os melhores fornecedores, aqueles confiáveis e com referência no mercado, se preocupe também em reservar um espaço agradável e de fácil localização. É muito importante escolher um local de acordo com o tamanho do público esperado, para isso você precisará fazer algumas continhas.

Lembre-se também de conferir se o local oferece uma quantidade suficiente de banheiros e que haja a divisão de sanitários masculinos e femininos. É muito importante pensar no acesso ao local, descubra como as pessoas chegariam ao evento de carro, transporte público ou táxi para disponibilizar um estacionamento, caso necessário. Verifique o acesso e a localização do seu evento, pois, acredite, atrasar o seu evento porque os convidados não encontraram o local será constrangedor.

E por último, você irá precisar valorizar duas coisas!

A primeira é o feedback! Para evitar erros em próximos eventos, escute os seus convidados, funcionários e parceiros e identifique seus principais pontos positivos e negativos. Ao final do seu evento, faça uma pesquisa entre os participantes para saber o que eles acharam do mesmo. Procure também ouvir os pontos de melhorias e as sugestões que eles têm a dizer. Com todas essas informações em mãos, é só analisar e fazer do próximo evento melhor ainda.

A segunda, valorize o seu tempo! Você sozinho pode não dar conta de tudo, é muita coisa e stress para uma pessoa só! Valorize o seu tempo e terceirize tarefas operacionais que certamente irão desviar sua atenção do gerenciamento do evento. Terceirizando serviços você diminui os riscos, aumenta sua criatividade e ideias novas à sua ação e ganha eficiência. Procurar especialistas para ajudar na produção do evento não é sinônimo de incompetência!

Nós da CT Eventos estamos dispostos e preparados para produzir qualquer tipo de evento, não importa o porte nem o tipo de evento! São anos de experiência e estudo, que nos garantem segurança e confiança para produzir seu evento! Crie o melhor evento do ano com CT Eventos!

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